Myndigheters årsredovisning

Måttet årsarbetskrafter ska visa den tid som myndigheten har betalt lön, eller annan ersättning, för till anställda i utbyte mot arbete under ett räkenskapsår. Som anställd räknas inte den som är uppdragstagare (konsult) trots att denna i vissa fall arbetar med samma uppgifter som de anställda. Anställda i utlandet, vars löner betalas med myndighetens medel, ska ingå när myndigheten beräknar antalet årsarbetskrafter. Även timanställdas nedlagda tid ska ingå i beräkningen. 

Huvudregeln vid beräkning av årsarbetskrafter är att utgå från ordinarie arbetstid för en heltidsanställd person. Ordinarie arbetstid omfattar möjliga arbetsdagar och beräknas dels utifrån den del av året som arbetstagaren varit anställd och dels utifrån anställningens aktuella omfattning. Två halvtidstjänstgörande personer, som arbetat under hela räkenskapsåret, blir således en årsarbetskraft. Vid beräkning av ordinarie arbetstid ska ingen korrigering göras för vare sig intjänad eller uttagen kompensationsledighet, mertid eller övertid som tas ut i ledighet. Däremot bör övertid som tas ut i pengar läggas till i beräkningen av ordinarie arbetstid.

När ni beräknar ordinarie arbetstid gör avdrag för

• föräldraledighet med föräldrapenning

• tjänstledighet utan lön (till exempel tjänstledighet för studier eller annan anställning)

• sjukfrånvaro som överstiger 14 dagar

• frånvaro för delpension.

Ni gör däremot inte avdrag för

• betald semester

• frånvaro för vård av barn (med tillfällig föräldrapenning)

• kort sjukfrånvaro (som understiger 15 dagar)

• annan betald tjänstledighet.

Denna metod att beräkna årsarbetskrafter bör användas. Myndigheter som har stora svårigheter att ta fram uppgifter om de anställdas specifika arbetstider kan använda en förenklingsregel vid beräkning av årsarbetskrafter.

Förenklingsregeln kan användas om myndigheten bara har uppgift om totalt arbetat tid under räkenskapsåret. Årsarbetstiden för en heltidsanställd person som arbetat hela året kan då schablonmässigt antas vara 1 920 timmar. Schablonen motsvarar en arbetstid på 40 timmar per vecka och inkluderar betald semester och avdrag för ledighet vid helgdagar.

Hur en årsarbetskraft beräknas går att läsa om i handledningen om personalkostnader, avsnitt 6.1.

Om en myndighet har ansvarsförbindelser ska de redovisas inom linjen i anslutning till balansräkningen. I uppställningsformen för balansräkningen framgår de tre poster som finns för ansvarsförbindelser:

Ansvarsförbindelser

1. Ansvarsförbindelser för statliga garantier
2. Ansvarsförbindelser för avhjälpande av miljöskador
3. Övriga ansvarsförbindelser

För varje post som myndigheten redovisar ska ett belopp anges. Till exempel:

Övriga ansvarsförbindelser        not x           5 000

Med utgångspunkt i försiktighetsprincipen bör det belopp som redovisas vara det högsta som kan att utfalla när/om ansvarsförbindelsen infrias. Om myndigheten redovisar någon form av medel- eller medianvärde i balansräkningen ger det enligt Statskontorets bedömning inte en korrekt bild av de risker som finns för framtida utgifter och det behov av finansiering som kan uppstå.

Till varje post som myndigheten redovisar ska det finnas en not som visar vilka olika typer av ansvarsförbindelser som finns. För varje typ av ansvarsförbindelse ska myndigheten lämna följande upplysningar:

• En beskrivning av vad ansvarsförbindelserna avser
• Beloppet
• En beskrivning av osäkerheter beträffande belopp eller tidpunkt för utflöden

I beskrivningen av osäkerheter kan myndigheten förklara vilka faktorer som påverkar till exempel hur stort beloppet kan bli eller när i tiden det är mest sannolikt att det kommer att uppstå utgifter.

Reglering om redovisning av ansvarsförbindelser finns i 4 kap. 28 §, 7 kap. 46 § och bilaga 2 Ekonomistyrningsverkets föreskrifter och allmänna råd (ESVFA 2022:1) om årsredovisning och budgetunderlag.

På sidan Redovisa ansvarsförbindelser finns mer information att få. Bland annat finns exempel på vanliga typer av ansvarsförbindelser.

Underskriftsmeningen i årsredovisningen ska ha följande lydelse:

"Jag/Vi intygar att årsredovisningen ger en rättvisande bild av verksamhetens resultat samt av kostnader, intäkter och myndighetens ekonomiska ställning".

Underskriftsmeningen antecknas omedelbart före (ovanför) underskriften(erna) av myndighetens ledning.

För en myndighet som omfattas av förordningen (2007:603) om intern styrning och kontroll ska en bedömning av den interna styrningen och kontrollen lämnas direkt före (ovanför) underskriftsmeningen med en av följande meningar;

"Jag/Vi bedömer att den interna styrningen och kontrollen vid myndigheten har varit betryggande under den period som årsredovisningen avser."

"Jag/Vi bedömer att det har funnits brister i den interna styrningen och kontrollen under den period som årsredovisningen avser enligt följande".

I det fall ledningen bedömer att det har funnits brister inom den interna styrningen och kontrollen ska en kortfattad redovisning av bristerna och när de har förelegat lämnas i punktform i anslutning till bedömningen.

Noten kan utelämnas om det inte finns bruttovärden som går åt olika håll och som tillsammans blir noll.

Om det exempelvis finns ett överskott inom den anslagsfinansierade verksamheten och ett underskott inom den avgiftsfinansierade verksamheten som tillsammans blir noll bör en not där detta framgår finnas.

Nej, raden Årets kapitalförändring är en summeringspost som, också om den är noll, ger läsaren information om verksamhetens finansiella resultat. Raden utgör också kopplingen mellan myndighetens resultat- och balansräkning genom raden Kapitalförändring enligt resultaträkningen på balansräkningen. Den ska alltså inte tas bort även om värdet är noll.

Vilka rader som kan tas bort, alternativt ändras, framgår av 4 kap. 2 § Ekonomistyrningsverkets föreskrifter och allmänna råd (ESVFA 2022:1) om årsredovisning och budgetunderlag. 

Det underlättar arbetet med underlaget för årsredovisningen för staten mycket om myndigheterna lämnar in dokumentet årsredovisning och dokumentet finansiellt utdrag innan helgen när den 22:a respektive den 15:e februari infaller under helgen. 

Om 22 februari infaller på en lördag, söndag eller helgdag är det tillåtet att lämna årsredovisningen senast följande vardag. Det samma gäller för inlämnande av finansiellt utdrag som berörda myndigheter ska lämna senast den 15 februari. 

Observera dock att inrapporteringsperioderna i Hermes stänger de datum som Statskontoret beslutat som står i Hermeskalendern. Om exempelvis period 12 d för fullständig helårsrapportering enligt Statskontorets beslut stänger före helgen och ni sedan gör ändringar i utkastet till årsredovisning/dokumentet finansiellt utdrag som inte stämmer med vad ni rapporterade i period 12 d, så behöver ni rapportera in de ändringarna i period 12 e när ni lämnar det finansiella utdraget, eftersom utdraget ska stämma överens med det ni rapporterat in i Hermes. 

Om ni därefter behöver göra rättelser så rapporterar ni in dem också i period 12 e som stänger i Hermes den 21 februari 2026. Det går inte att rapportera in rättelser därefter i Hermes.

Att dokumenten årsredovisning och finansiellt utdrag kan avlämnas nästa vardag om förordningsstyrda datum för inlämnande infaller på en lördag eller helgdag följer enligt Statskontorets tolkning av lagen (1930:173) om beräkning av lagstadgad tid.

Brytdagen är den 5 januari. Om det är en lördag eller söndag är brytdagen närmast föregående vardag.

Detta framgår av föreskrifterna till 10 § i förordningen om myndigheternas bokföring.

Den 5 januari är alltid trettondagsafton. Den infaller alltid dag före röd dag men betraktas inte som en lördag. Om trettondagsafton infaller på en vardag är brytdagen den 5 januari. Om trettondagsafton infaller på en lördag är brytdagen den 4 januari och om trettondagsafton infaller på en söndag är brytdagen den 3 januari.

När:

Senast den 22 februari ska myndighetens årsredovisning vara inlämnad till regeringen. Det regleras i 2 kap.1 § förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag.

Till vilka:

Årsredovisningen som myndigheten lämnar till regeringen ska lämnas till det departement som myndigheten hör till.

Den ska dessutom lämnas till följande mottagare:

• Finansdepartementet

• Riksdagens utredningstjänst

• Riksrevisionen

• Statskontoret

Om frågor om totalförsvaret behandlas ska årsredovisningen också lämnas till:

• Försvarsdepartementet

• Myndigheten för civilt försvar

Hur:

Årsredovisningen ska lämnas med e-post som ett pdf-dokument. Innehållet i pdf-dokumentet ska kunna användas och hanteras i ursprungligt skick. Innehållet i ett pdf-dokument kan användas och hanteras i ursprungligt skick om det är i formatet PDF/A-1a i enlighet med standarden SS-ISO 19005-1:2005. 

Pdf-dokumentet ska inte vara lösenordsskyddat eller ha några andra användnings­begränsningar.

Om sekretesskäl förhindrar att årsredovisningen lämnas i elektronisk form får myndigheten i stället lämna den i pappersform.

I ärendemeningen i e-posten bör det tydligt anges både vilken myndighets årsredovisning som skickas och vilket dokument som skickas (i klartext, ej förkortat), till exempel "Statskontoret - årsredovisning 2025".

E-postadresser för mottagarna av årsredovisningen framgår här: Lämna Årsredovisningen (statskontoret.se). 

Myndigheter har flera olika mellanhavanden med SPV i samband med årsbokslutet. Här specificerar vi vad som gäller för de olika premierna.

Förmånsbestämd pension PA 03 och PA 16

Fakturan för december kommer att vara myndigheten tillhanda senast på brytdagen. Förfallodagen är 31 januari nästkommande år. Fakturan ska bokföras som en inomstatlig leverantörsskuld (S2561), med motpart SPV. Kostnaden, inklusive den särskilda löneskatten, ska rapporteras på S4122 (som har SPV som automatisk motpart). Eventuella periodiseringar rapporteras på S4129.

Preliminära PA-91 premier

I bokslutet ska skulden för december rapporteras på S2563 och inte på S2561. Förfallodag för betalningen är i mitten av januari nästkommande år.

Direktdebiterade pensioner

Fakturor för till exempel pensionsersättning och delpension, där myndigheten som arbetsgivare blir fakturerad hela kostnaden, kommer i början av januari och gäller pensioner för januari månad. Ingen skuld för dessa ska alltså finnas i årsbokslutet.

Premiebestämd pension PA 16

Fakturan för december kommer att vara myndigheten tillhanda elektroniskt (eller på papper) kring den 20 december och förfaller inom ett par dagar. Ingen skuld för premiebestämd pension ska därför finnas i årsbokslutet. Kostnaden rapporteras på S4131.

Kåpan PA-91 och Kåpan Plus

Avgifter för Kåpan PA-91 och Kåpan Plus är utomstatliga och rapporteras på S4131 med periodiseringar på S4139.

Övriga fakturor från SPV

Andra fakturor från SPV som kommer före brytdagen (exempelvis kursavgifter, engångspremier) ska hanteras som vanliga inomstatliga leverantörsfakturor och rapporteras på S2561 med SPV som motpart.

Premier till andra bolag

Om myndigheten betalar pensionspremier eller andra lönerelaterade avgifter till en annan försäkringsgivare än SPV, ska detta rapporteras på S4161/S4169. Det ska alltså inte förekomma några motpartsmellanhavanden med SPV för sådana premier.

Årsredovisningen ska skrivas under av den eller de personer som är myndighetens ledning vid den tidpunkt som årsredovisningen ska lämnas till regeringen.  

Det finns inte några särskilda regler om undertecknandet av årsredovisningen när ledningsformen för en myndighet ändras. Regeringen kan särskilt besluta att en entledigad styrelse eller myndighetschef ska ha ett fortsatt ansvar för årsredovisningen om den bedömer att det finns anledning till det. Annars gäller att det är myndighetens ledning när årsredovisningen lämnas som ska underteckna årsredovisningen.

Reglerna om årsredovisningens undertecknande finns i 2 kap. 8 § förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag och 2 kap. 20-22 §§ Ekonomistyrningsverkets föreskrifter och allmänna råd (ESVFA 2022:1) om årsredovisning och budgetunderlag.