Myndigheten ska ta fram resultatindikatorer

Indikatorer är mått eller klassificeringar som ska representera det som ska följas upp. När de är skapade för uppföljning av verksamheters resultat kallas de ibland resultatindikatorer.

Resultatindikatorer används vanligen för att följa upp resultat i förhållande till mål. Målens värdeord eller nyckelord tilldelas då mått eller klassificeringar. Det innebär inte att målet ska formuleras om. De indikatorer som används ska vara åtskilda från målet men representera det, och förmedla observationer på det som målet avser.

En indikator är inte bara ett mått (eller en klassificering). För att måttet ska fungera som indikator behöver man ange vad måttet ska indikera.

Vi kan ta handläggningstid som exempel. Om det framgår av redovisningen att handläggningstid är ett mått för service är det en indikator för service, annars är det bara handläggningstid som måttet mäter.

En indikator förutsätter svar på både en första och en andra ordningens fråga.

• Första ordningens fråga: "Vilket är måttet?"
• Andra ordningens fråga: "Vad ska måttet indikera?"

Att ta fram indikatorer är en kreativ process

Vilka indikatorer som ska användas framgår sällan av själva målformuleringen. Målen behöver därför operationaliseras. I den processen behöver man först inventera hur liknande begrepp och aspekter har undersökts tidigare. Finns det empiriska studier i ämnet? Finns det tillgängliga data som kan återanvändas? Att ta fram indikatorer till nya områden och ämnen är en kreativ process och det är inte alltid man utarbetar rätt indikatorer från början.

Detta gäller inte bara när måluppfyllelse eller målnärmande ska analyseras. Processen att ta fram indikatorer – operationaliseringsprocessen – blir precis densamma även när andra begrepp ska följas upp, till exempel kvaliteten i en tjänst eller en produkt.

Indikatorer kan vara kvantitativa eller kvalitativa

Indikatorer kan vara kvantitativa i termer av siffror (mått, nivåer, gränsvärden) eller kvalitativa i termer av ord (klassificeringar, statusbeskrivningar, förekomster). Vilka typer av data som passar bäst beror på ämnet och tillgången på data.

Operationalisering är nödvändig men inte för allt

Mål som är formulerade enligt de så kallade SMART-kriterierna behöver inte operationaliseras. De har redan mått i sina formuleringar. Antalet ärenden eller andra prestationer behöver heller inte operationaliseras. Deras antal är redan utläsbara från registerdata i myndighetens diarium eller ärendehanteringssystem. Operationalisering är däremot ett nödvändigt steg i arbetet att följa upp mer vaga effektmål och kvalitetsbegrepp.

Kvaliteten hos indikatorerna bör kommenteras

Indikatorer kan inte vara exakta avbildningar av det de ska mäta. Däremot kan de vara mer eller mindre bra representationer. Följande tabell visar hur ett mål och en indikator kan förhålla sig till varandra.

Skaderegleringsärenden som förenleder kritik mot myndigheter utgår från både anmälningar från enskilda och Justitiekanslerns (JK:s) egeninitierade granskningar. Men det är inte säkert att JK:s kritik av myndigheter speglar alla avvikelser från en rättssäker statsförvaltning. Det kan finnas ett mörkertal. Sådana inblickar i måttets brister bör lyftas fram och kommenteras.

Indikatorer mäter utfall, inte effekter

Effektmål i staten anger vilka förändringar eller avtryck som någon verksamhet förväntas åstadkomma i vissa bestämda målgrupper eller i samhället i stort. När en myndighet följer upp hur verkligheten förhåller sig till ett effektmål är det dock inte effekten som i första hand ska undersökas utan utfallet, det vill säga om det alls har blivit en förändring i målgruppen eller i samhället. Ett uttalande om effekten kan komma senare och det förutsätter en analys.

Den förväntade effekten enligt effektmålet behöver heller inte ha inträffat för att det ska vara relevant att samla in data om utfallet. Den verklighet som effektmålet syftar på kan undersökas innan man gör något för att nå målet, under tiden det görs eller efter att det har blivit gjort. En sådan uppföljning genererar en tidsserie och är en förutsättning för att det någon gång ska vara möjligt att analysera effekten.