Relationen mellan internrevisionen och myndighetsledningen
Internrevisionens uppdragsgivare är myndighetens ledning, det vill säga styrelsen i styrelsemyndigheter eller myndighetens chef i enrådighetsmyndigheter. Internrevisionen är inte självständig gentemot myndighetsledningen men ska vara självständig (oberoende) i förhållande till den verksamhet som ska granskas.
För att internrevisionens oberoende i förhållande till den granskade verksamheten ska begränsas så lite som möjligt ska internrevisionen vara organisatoriskt inplacerad direkt under myndighetens ledning.
Som internrevisionens uppdragsgivare har myndighetsledningen ett intresse av att vara engagerad i rekryteringen av internrevisionschef.
Begränsad möjlighet att delegera beslutanderätt för internrevision
Myndighetens ledning kan inte delegera sin beslutanderätt över internrevisionen till någon annan. Däremot kan arbetsuppgifter som rör åtgärder med anledning av internrevisionens rekommendationer delegeras.
Exempelvis kan myndighetens styrelse delegera arbetsuppgifter till myndighetschefen för att utforma åtgärder som styrelsen har beslutat om med anledning av rekommendationer i internrevisionens rapporter. Styrelsen kan även delegera smärre förändringar i revisionsplanen till myndighetschefen. Myndighetschefen bör dock återrapportera till styrelsen vilka åtgärder eller ändringar som har genomförts.
I andra frågor än granskning och rådgivning omfattas internrevisionen i likhet med myndigheten i övrigt av de beslut som fattas av myndighetschefen, eller någon annan med delegerad beslutanderätt.
Myndighetsledningen säkerställer förutsättningar för internrevision
Myndighetsledningen ska se till att internrevisionen får tillgång till de uppgifter och upplysningar som den behöver för att fullgöra sitt uppdrag, i den utsträckning det är möjligt och det inte möter några hinder på grund av bestämmelser om sekretess. Det framgår av 11 § internrevisionsförordningen.
Om internrevisionen inte får tillgång till de uppgifter den behöver för att genomföra sitt uppdrag ska det redovisas till myndighetsledningen.
Internrevisionen bör delta på vissa ledningsmöten
Styrelsen avgör om internrevisionen ska delta på styrelsemöten. Här är det dock viktigt att se till vilket behov av information som internrevisionen har för att kunna utföra sitt uppdrag.
Det är lämpligt att internrevisionen är med på styrelsemöten när följande frågor behandlas:
- internrevisionens riktlinjer
- revisionsplan
- revisionsrapporter
- frågor om intern styrning och kontroll.
På motsvarande sätt är det myndighetschefen i enrådighetsmyndigheter som avgör om internrevisionen ska delta på ledningsgruppens möten. Det är dock inte förenligt med internrevisionens roll att delta i ledningsgruppens ställningstaganden.
Internrevisionen bör alltid ha tillgång till dagordning och minnesanteckningar från styrelse- och ledningsgruppsmöten, oavsett om internrevisionen deltar på mötena eller inte.
Önskvärt med regelbundna avstämningar med myndighetsledningen
För att internrevisionsarbetet ska fungera väl är det önskvärt att myndighetens ledning och internrevisionschefen har regelbundna avstämningsmöten. En väl fungerande och öppen kommunikation ger myndighetsledningen bättre möjligheter att använda sig av internrevisionens iakttagelser och rekommendationer i sitt arbete med att förbättra den interna styrningen och kontrollen.
När myndigheten leds av en myndighetschef kan de löpande kontakterna ofta vara enklare att organisera. När myndighetens ledning är en styrelse är det lämpligt att styrelsens ordförande (eller någon annan utsedd person i styrelsen) och internrevisionschefen har löpande kontakt.