Årlig uppföljning

Den årliga uppföljningen är viktig för att kunna uppfylla två behov: att ge information till regeringen och stödja myndighetens utveckling och lärande.

För att uppfylla det första behovet måste myndigheten redovisa sin ekonomi och sina resultat i årsredovisningen till regeringen, och informera om de kommande tre årens budget i budgetunderlaget.

För att uppfylla det andra behovet behöver myndigheten dela information till avdelningar, sektioner och enheter som sammanfattar vad som har hänt under det gångna året och vad som kan förbättras i den framtida planeringen.

Årsredovisningen ska omfatta hela verksamheten

Varje år lämnar myndigheten en årsredovisning till regeringen. Redovisningen är till för att regeringen ska få ett underlag för att följa upp och pröva hur myndigheten har fullgjort sina uppgifter. Den utgör även ett underlag för den framtida styrningen av myndigheten. Årsredovisningen ska kortfattat ge underlag för regeringens uppföljning, prövning och budgetering av myndighetens verksamhet.

Redovisningen ska omfatta hela verksamheten, samtidigt som ni ska redovisa det mest väsentliga. Myndighetens ledning behöver därmed prioritera vilka verksamhetsdelar som ska redovisas, och hur omfattande redovisningen ska vara.

Ha en dialog med departementet om resultatredovisningen

Regeringen använder årsredovisningen för att styra myndigheten, så det är viktigt att resultatredovisningen är transparent och ger en rättvisande bild av myndighetens arbete under året. Regeringen efterfrågar analys och bedömningar av de resultat som myndigheterna redovisar.

Förvänta er återkoppling från myndighetens departement om deras uppfattning och behov av resultatredovisning i årsredovisningen. Sträva efter att ha en nära dialog med Regeringskansliet, både om resultaten i sig och om årsredovisningen som dokument.

Börja arbetet med årsredovisningen i god tid

Det är viktigt att börja skriva på årsredovisningen tidigt, gärna långt innan årsskiftet. Mycket vet ni redan utifrån den löpande uppföljningen, och utifrån den kan ni analysera och bedöma resultaten. De aktuella siffrorna kan ni uppdatera med i slutversionerna.

Om ni börjar i god tid kan ni även få en bra sammanställning av den interna styrningen och kontrollen under året till myndighetens ledning, som fungerar som underlag för undertecknandet av årsredovisningen. Ni får då också mer tid för analys och bedömning av resultaten.

Resultatredovisningen ska fokusera på myndighetens resultat, det vill säga prestationer, utfall och effekter. Det är viktigt att resultatredovisningen är rättvisande, tydlig, relevant, saklig och tillförlitlig.

Mer om resultatredovisning som underlag för regeringens bedömning

Budgetunderlaget innehåller förslag till finansiering

Senast den 1 mars varje år ska myndigheten lämna ett budgetunderlag till regeringen. Budgetunderlaget ska innehålla myndighetens förslag till finansiering av verksamheten de tre närmast följande budgetåren. Underlaget ska även innehålla uppgifter om myndighetens investeringar och dess avgiftsbelagda verksamhet, samt de förslag till bemyndiganden som myndigheten behöver för att få göra åtaganden som medför utgifter under följande budgetår.

Myndigheten ska även pröva ändamålsenligheten i de regler som styr verksamheten. Om myndighetens förslag förutsätter ändringar i en författning ska förslag till ändring redovisas. Författningsförslag ska utformas enligt principerna för författningsskrivning.

Bedöm verksamheten för att utveckla den

När ni arbetar med att ta fram underlag till årsredovisning och budgetunderlag finns stora möjligheter att samtidigt stanna upp och göra egna bedömningar av verksamheten.

Dessa bedömningar är en bra grund för att hitta utvecklingsområden i verksamheten under nästa år. Fundera särskilt på hur verksamheten kan effektiviseras under kommande år:

• Kan ni öka kvaliteten i era prestationer?
• Finns det en möjlighet att uppnå samma effekter till lägre kostnader?

Den kvalitetsdokumentation som ni byggt upp i verksamhetsplaneringen och i genomförandet av verksamheten ger goda förutsättningar för chefer att ta ansvar för de resultat som redovisas i årsredovisningen. I många myndigheter får ansvariga chefer signera att de står bakom redovisningen och verksamheten, som en del i det delegerade ansvaret i arbetsordningen. Ett nära samarbete med kontaktpersoner och controllers på avdelningarna är en förutsättning.

Följ upp lagom

Ni behöver inte göra fullskaliga utvärderingar av alla delar av verksamheten, utan ni behöver snarare ha en kvalificerad uppfattning av verksamheten med grund i uppföljningen. Uppföljningen och utvärderingen bör med andra ord ligga på en lagom nivå, som ändå ger ett värdeskapande underlag till myndighetens ledning.