Inriktning och omfattning
Att pröva myndighetens strategiska inriktning och arbetsordning är en viktig del i att årligen utvärdera verksamhetens effektivitet i förhållande till målen. Den årliga uppföljningen av verksamheten under arbetet med årsredovisningen är en relevant utgångspunkt. Ni kan också behöva se över myndighetens processer med anledning av Riksrevisionens granskning av årsredovisningen eller internrevisionens granskningar av verksamheten.
Den årliga uppföljningen kan även ligga till grund för inriktningen på myndighetens omvärldsbevakning. Det är viktigt att bedöma hur djupgående omvärldsanalysen behöver vara för att kunna fatta tillräckligt välgrundade beslut utifrån den. Utifrån framgångsfaktorerna och utmaningarna som ni har identifierat i den årliga uppföljningen kan ni analysera vilka förändringar i omvärlden som är relevanta för myndighetens verksamhet.
Interna faktorer kan också påverka planeringen. Resultat från eventuella medarbetarundersökningar kan visa på prioriteringsbehov, som påverkar kompetensförsörjningen och dimensioneringen av olika verksamheter.
Överväg att förändra myndighetens långsiktiga ställningstaganden
Om ni märker att förutsättningarna har ändrats på ett avgörande sätt kan det vara bra att överväga om ni behöver förändra myndighetens strategiska plan eller organisering. Större förändringar kan exempelvis vara att politiken på ert område har förändrats genom nya eller förändrade lagar. Andra exempel är förväntade förändringar i instruktionen, regleringsbrevet eller olika regeringsuppdrag.
I den årliga inriktningen prövar ni således om myndighetens långsiktiga ställningstaganden fortfarande är giltiga. Målen och prestationerna bör utvärderas för att bedöma om de är relevanta för målgruppernas behov. Ni kan utgå från svaren på dessa frågor:
- Är sambanden mellan prestationer, effekter och mål fortfarande aktuella?
- Finns det prestationer som inte är relevanta utifrån myndighetens mål?
- Har era målgruppers behov förändrats på ett sätt som gör att ni måste prioritera annorlunda eller förändra verksamheten?
Om förutsättningarna är ungefär desamma och ni är nöjda med resultaten från föregående år, är det en bra indikation på att myndigheten är i linje med sitt instruktionsenliga uppdrag.
Ta fram VP-direktiv
Med utgångspunkt i uppföljningen tar ni fram en anvisning för verksamhetsplaneringen, med ett direktiv för arbetet. I VP-direktivet kan ni beskriva inriktningen och omfattningen på verksamheten, ange en tidsplan för att ta fram den färdiga verksamhetsplanen eller på andra sätt styra arbetet. Det kan exempelvis vara beskrivningar av hur enheterna och avdelningar ska lägga upp sin planering, eller vilka typer av underlag de förväntas ta fram.
I VP-direktivet kan ni även beskriva era ställningstaganden utifrån prövningen av den strategiska planen och arbetsordningen. Det bidrar till att öka förståelsen för vilka möjligheter och utmaningar myndigheten står inför under det kommande året. Det kan också finnas iakttagelser i omvärldsbevakningen som det är bra att verksamheten får ta del av inför verksamhetsplanering.
VP-direktivet kan även beskriva krav och förväntningar på samplanering mellan olika verksamheter eller mellan kärnverksamhet och stödfunktioner, samt vilken utveckling och förändring som förväntas under året. Direktivet kan också beskriva förutsättningar för jämställdhet, arbetsmiljö, miljö, och kvalitet i eller effektiviseringar av verksamheter.
Det är också en fördel att i VP-direktivet beskriva verksamhetens ekonomiska förutsättningar som utgångspunkt för verksamhetsplaneringen, exempelvis med en preliminär budgetfördelning för avdelningar, enheter eller verksamheter.
Det går att ha flera tidsperspektiv på planeringen
Myndigheter får ha både ett årligt och ett flerårigt perspektiv i planeringen. Det finns inga hinder för att planera med längre perspektiv än det årliga, och myndigheten kan även ha ett tillsvidareperspektiv (utan bortre gräns).
Att ha ett längre perspektiv i den årliga planeringen kan skapa trygghet i organisationen och ge medarbetarna förutsättningar att själva planera det egna arbetet och ha ett långsiktigt perspektiv.
I detta skede i processen kan ni planera även utan att regeringen har beslutat om regleringsbrevet för nästa år. Men skulle förutsättningarna ändras på grund av uppdrag i regleringsbrevet kan ni behöva förändra planeringen.