Genom att skapa engagemang och delaktighet blir processen värdeskapande
Alla anställda berörs på något sätt av processen för planering och uppföljning, och bör vara delaktiga i den i olika former. För att bygga upp en gemensam ansvarskänsla behöver ledningen visa att det är angeläget att planera och följa upp verksamheten.
Involvera medarbetarna
Att alla myndighetens medarbetare berörs innebär dock inte att alla ska delta i alla delar av processen. Ni måste involvera rätt personer vid rätt tidpunkt för att bygga engagemang. Att det finns en viss flexibilitet i processen, som gör det möjligt att anpassa den till olika verksamheters behov, kan också bidra till ett ökat engagemang. Om processens moment är relevanta för den verksamhet som ska planeras är chansen större att medarbetarna som deltar ser en direkt nytta med arbetet.
Tydliggör syfte och roller
Om alla förstår syftet med att planera och följa upp verksamheten minskar ni risken för attityder som ”jaha nu ska vi planera igen, vad ska det vara bra för?”. Ni behöver alltså tydliggöra syftet med arbetet, hur processen ser ut och vilka delar som man kan vara med och påverka.
Det är viktigt att ta hänsyn till att olika roller i myndigheten har olika förväntningar och behov. Genom att ha en öppen dialog med medarbetarna om deras roller kan ni försöka tillgodose deras behov samtidigt som ni skapar hållbara förväntningar. Men man kan inte bortse från att det i slutändan är myndighetens ledning som har det formella ansvaret för verksamheten.
Skapa engagemang genom medinflytande
Det kan även vara bra att stämma av om arbetet med planering och uppföljning speglar myndighetens värdegrund och att ni lever som ni lär. Tänk också på att om den beslutade processen för planering och uppföljning skiljer sig från hur arbetet faktiskt genomförs i praktiken kan förtroendet och engagemanget för processen urholkas i organisationen.
Genom att erbjuda medinflytande och möjligheter att påverka planeringen skapas engagemang. Med hjälp av kreativa möten i verksamhetsplaneringen kan ni få en gemensam bild av verksamheten och dess resultat.
Myndighetens värdegrund relaterar till den interna miljön på myndigheten.
Kommunicera och få igång en dialog
En förutsättning för att processen ska bli engagerande är att ni kommunicerar på ett bra sätt med olika grupper i myndigheten. Det är också viktigt att anpassa kommunikationen så att budskapet är lätt att förstå och ta till sig.
Fundera över vilka budskap som är centrala för att få igång dialog och tankar om myndighetens verksamhetsutveckling. Det kan vara bra att ha riktade material mot olika grupper i myndigheten, då olika grupper kan ha olika behov.
Koppla ihop verksamhet och ekonomi
Strukturen är viktig – ekonomi och verksamhet är två sidor av samma mynt. En framgångsfaktor för en effektiv process är att ha en röd tråd i planeringen och budgeteringen som gör att ni i uppföljningen kan hänföra resultaten från verksamheten och de ekonomiska utfallen till verksamhetsplan och budget.
Budgeten måste spegla verksamhetsplanens ambitionsnivå och de får inte gå i otakt. För många myndigheter handlar det om att fördela medarbetarnas arbetstid så att det speglar vad som ska göras under året. Det handlar även om att medarbetaren under året redovisar den nedlagda arbetstiden korrekt. Objektplanen är en stomme för detta arbete. Se till att hålla objektplanen uppdaterad i linje med arbetsordningen och de behov av uppföljning ni har i myndigheten