Bestämma börläge

Börläget kan också beskrivas som myndighetens eller verksamhetens målbild. Nulägesanalysen kan till exempel ha visat att handläggningstiderna i arbetet ökar över tid och att det borde kunna åtgärdas med ett nytt it-stöd. Börläget kan då vara att handläggningstiden ska minska med bibehållen kvalitet.

Avvägning, resursinsats för att fastställa börläget 

Överväg den resursinsats som krävs när ni fastställer börläget Vad blir till exempel kostnaden för att öka öppettiderna med en timme eller sänka handläggningstiden med fem dagar?

Beskrivning av börläget ska resultera i:

• en beskrivning av hur ni vill att den del av verksamheten som ska effektiviseras och hur den ska utformas framöver. (Stäm av att resten av myndigheten  som till exempel it-verksamheten eller annat stöd strävar åt samma håll.)
• målnivåer eller en riktning för effektiviseringen
• nivåer på nyckeltal eller indikatorer för det resultat som ska mätas.

Utgångspunkten är nolläget:

• en beskrivning av vilka av verksamhetens målgrupper som berörs
• beräkningar på vad den nya tjänsten eller processen kommer att kosta
• en avvägning om kostnaden är rimlig i förhållande till det förväntade resultatet
• en konsekvensanalys där de viktigaste skillnaderna mellan nuläge och börläge beskrivs
• en riskanalys, eller en SWOT-analys, där risken att ni inte når börläget är identifierad samt en åtgärdsplan för att eliminera riskerna.

Om förändringen gäller en specifik verksamhet, stäm av så att mål och förväntade effekter är i linje med övergripande mål och uppdrag för myndigheten.
 
Exempel på metoder som kan användas för att ta fram nu- och börläge är:

• Processkartläggning
  Processkartläggning är ett praktiskt sätt att visualisera de arbetsflöden som finns för att uppnå målen med verksamheten. Rätt definierade och visualiserade kan processerna förmedla hur en verksamhet verkligen fungerar i sin helhet oberoende av funktionsgränser. En process är en serie aktiviteter som förädlar en vara eller en tjänst och som syftar till att uppnå ett bestämt mål samt skapa ett värde för kunden.
  
  
• Gap-analys
  En gapanalys är ett verktyg som gör det möjligt att jämföra myndighetens aktuella prestation (nuläget) med sin potentiella prestation (nyläge eller målläge). Det ger en insikt om inom vilka områden som det finns rum för förbättring och vilka aktiva beslut som behöver tas samt hur resurserna fördelas optimalt. Analysen kan genomföras både på en strategisk eller operationell nivå inom myndigheten. Metoden kan användas i de flesta områden så länge det går att mäta den nuvarande positionen jämfört med en önskvärd position.
  
  
• SWOT-analys 
  Med hjälp av en SWOT-analys kan man få bild över verksamhetens nuläge samt vilka förutsättningar som finns för att nå börläget. SWOT står för Strengths, Weaknesses, Opportunities och Threats (styrkor, svagheter, möjligheter och hot). Styrkor och svagheter är interna faktorer i verksamheten som tillsammans med nuvarande och framtida förutsättningar i omvärlden bestämmer vilka möjligheter och hot man har att jobba med.
  
  
• Onödig efterfrågan 
  Onödig efterfrågan kan till exempel vara att en medborgare som har ett ärende hos en myndighet återkommer med frågor till myndigheten, fast det inte hänt något med ärendet eller att medborgaren redan borde ha fått informationen hen efterfrågar. Det är en potential för effektivisering av handläggningen.
  
  
• Verksamhetslogik
  Verksamhetslogik är ett systematiskt sätt att beskriva verksamheters förutsättningar, genomförande och förväntade resultat. Verksamhetslogik kan användas både på förhand för planering och i efterhand för uppföljning och utvärdering. Verksamhetslogik kan ge överblick över verksamheter och dess förväntade resultat. Den kan illustrera hur saker och ting antas hänga ihop och vara en utgångspunkt för prioriteringar, analys och justeringar i verksamheten.
  
  
• Nyttorealisering
  Nyttorealisering handlar om att förändringar och investeringar ska få avsedd effekt både för den egna verksamheten och för invånarna. Nyttorealisering är en ledningsstrategi designad för att foga samman verksamhetens befintliga styr- och ledningsprocesser med verksamhetsutveckling. Vägledning i nyttorealisering (digg.se)