Grundläggande analys

Emellanåt kan det därför uppstå ett behov att göra en mer grundläggande analys, eller omprövning, av verksamheten. Med ett kritiskt och omprövande perspektiv ställs frågor om all verksamhet och om det finns mer effektiva sätt att genomföra myndighetens uppgifter och nå målen. Exempel på frågor kan vara:

• Hur väl svarar de olika verksamheterna mot de uppgifter, mål och krav som finns i vår instruktion, vårt regleringsbrev och andra uppdrag?
• Hur säkra är vi på att vi gör rätt saker?

Analysera innebörden av myndighetens uppdrag och mål

Syftet är att förstå och analysera innebörden av myndighetens uppdrag och mål och vilka förutsättningar statsmakternas styrning ger i övrigt. Svaren visar också hur myndigheten har tagit hand om och omvandlat styrningen till konkreta aktiviteter och prestationer.

Andra frågor kan vara:

• Vilka är våra huvudsakliga uppgifter och hur är de prioriterade i regeringens styrning?
• Vilka mål har regeringen satt upp för vår myndighet och verksamhet?
• Vilka medel har vi för att utföra vårt uppdrag?
• Vilka är våra målgrupper och hur preciserar regeringen våra uppgifter och mål i relation till målgrupperna?
• Hur har vi tolkat regeringens mål och krav på vår myndighet och verksamhet?
• Är vår operationalisering av de övergripande målen och annan styrning relevant utifrån våra uppgifter och mål samt utifrån de krav som regeringen ställer på våra prestationer?
• Är vår operationalisering av de övergripande målen och annan styrning heltäckande utifrån våra uppgifter och mål samt utifrån de krav som regeringen ställer på våra prestationer?
• Motsvarar vår verksamhet de uppgifter som regeringen har gett oss?
• Finns det delar av verksamheten som inte matchar de uppgifter, mål och krav som regeringen har gett oss?
• Om det finns delar av verksamheten som inte matchar med de uppgifter, mål och krav som regeringen har gett oss, finns det andra skäl som motiverar dessa delar av verksamheten?

Inför diskussionerna är det bra att sammanställa dokument som: myndighetens instruktion, regleringsbrev, särskilda uppdrag, gällande regelverk (lagar, förordningar, föreskrifter och allmänna råd), EU-direktiv och årsredovisningar. Kanske finns det också utredningar som berör myndighetens verksamhet, en myndighetsanalys av Statskontoret eller granskningar av internrevisorn som kan inkluderas. Analysen kan kompletteras med intervjuer med personer på berört departement, internrevisorer och personer med ansvar för att utforma myndighetens interna styrning och uppföljning.

Analys av kostnader

En viktig del i nulägesanalysen är att få en uppfattning om hur myndighetens resurser används genom att analysera verksamhetens kostnader. Om ni inte har fått ett riktat effektiviseringskrav från regeringen, som definierar vad som ska effektiviseras, kan det finnas behov av att se över hur kostnaderna i hela myndigheten fördelar sig. En sådan översyn gör det möjligt att se var den största potentialen att effektivisera finns.

Några exempel på frågor som kan användas till stöd för analys av myndighetens kostnader är:

• Hur ser verksamheternas resultat ut i förhållande till utnyttjad budget?
  • Om resultatet bedöms som gott men verksamheten har ett sparande över tid, kan det vara ett tecken på att verksamheten är överfinansierad.
  • Om resultatet bedöms som dåligt, men verksamheten överskrider budget kan det var ett tecken på underfinansiering.
• Hur har verksamhetskostnaderna förändrats jämfört med tidigare år? Titta till exempel på:
  • Styckkostnader för prestationer
  • Fördelning personal-, lokal- och övriga kostnader
  • Verksamhetskostnad per årsarbetskraft
• Hur har avgifterna utvecklats?
• Hur ser planen eller utvecklingen ut för myndighetens verksamhetsinvesteringar?
• Speglar myndighetens budgetfördelning prioriteringar i verksamheten
  • Fördelas medel i lika stor utsträckning till kvinnors respektive mäns behov?
• Hur ser fördelning av kostnader ut mellan kärnverksamhet och stödverksamhet?
  Se exempel på nyckeltal för stödverksamhet i avsnitt 6.5.2 i rapporten Stöd för effektivisering. (pdf) 
• Har myndigheten en extern- och internredovisning som är utformad efter uppföljningsbehov och återrapporteringskrav?
• Hur träffsäkra är myndighetens prognoser? Outnyttjade medel hade kanske kunnat användas bättre i andra delar av verksamheten?
• Hur ser myndighetens kostnadsfördelning och kostnadsutveckling ut jämfört med andra myndigheter?

Analys av helheten

För att få en ökad förståelse för förutsättningarna att bedriva myndighetens verksamhet mer effektivt, kan ni behöva analysera olika aspekter på myndigheten och vilka faktorer som främjar respektive hindrar en effektiv verksamhet. Men en sådan analys kräver mycket tid och resurser. Tänk därför över innan ni börjar vilka områden som är viktigast att fokusera på. Ofta är det mer fruktbart att gå på djupet inom ett område än att skumma på ytan i samtliga områden.