Eldsjälsdriven samverkan ledde till användbar AI-prototyp

Hur samverkan initieras, styrs och finansieras skiljer sig åt inom staten. I den ena änden av skalan har vi formaliserad samverkan mellan myndigheter som tillkommer efter ett regeringsuppdrag där det finns tydligt definierade roller, deadlines samt förutbestämda leveranser och budgetar. I den andra änden hittar vi egeninitierad, löst organiserad och eldsjälvsdriven samverkan.

Ett exempel på det senare är samverkan mellan ESV, Statskontoret, Tillväxtverket och Statens servicecenter för att utveckla prototypen Hitta remissvar (datalabb.esv.se). Tjänsten gör det enkelt att identifiera förslag från statliga utredningar, söka efter liknande förslag i andra utredningar och se vilka remissinstanser som lämnat synpunkter.

Utgångspunkt i viljan att bidra till effektivare processer i staten

Idén till prototypen började gro när Svenne Junker på ESV:s datalabb träffade Kristina Althoff, som då arbetade som utredare på Statskontoret. ESV:s datalabb är en avdelningsöverskridande innovationshub, med kompetens inom bland annat data science, datalingvistik, statlig styrning och systemutveckling.

– Vi förenades i tron på att det finns en potential i att använda språkteknologi för att effektivisera hanteringen av regeringsremisser. Det fanns också liknande tankar hos personer på Regeringskansliet, vilket vi bedömde som en bra förutsättning för att vi skulle åstadkomma förändring på lite längre sikt, säger Svenne Junker.

Via det Vinnova-finansierade projektet Databeredskapsverkstaden fick ESV:s datalabb också kontakt med Tillväxtverket som tänkte i samma banor. På liknande grunder blev även Statens servicecenter involverade i det som kom att bli ett löst organiserat samarbete mellan de fyra myndigheterna. En faktor som de ingående myndigheterna har gemensamt är att de svarar på många remisser, och jobbar med effektiviseringsfrågor på olika sätt.

– Vi är alla besjälade av att få till effektivare processer i staten men vi vill också kunna ta till vara på all den information och kunskap som produceras som text – statens kollektiva intelligens om man så vill. Genom detta samarbete får vi till stånd en utveckling tillsammans som vi inte hade klarat var och en för sig, säger Kristina Althoff.

Agil utvecklingsprocess med olika kompetenser i arbetsgruppen

Under arbetsnamnet Remiss-AI tog sig ESV an idén som ett projekt inom ramen för myndighetens datalabb, i samverkan med de andra myndigheterna. 

Den myndighetsöverskridande arbetsgruppen har gemensamt utforskat vilka behov och möjligheter som finns inom remissprocessen och hjälpts åt att slå fast projektets huvudsakliga syfte, avgränsningar och leveranser. Deltagarna har löpande gjort prioriteringar och kommit med input i utvecklingsprocessen.

Utöver kompetensen som funnits i datalabbet och arbetsgruppen har projektet också haft stor nytta av flera kollegor inom både den egna och de andra myndigheterna.

– Vi har involverat personer med bred erfarenhet av att lämna yttranden på remisser. De har till exempel bidragit med referens-data som vi använt till utvärdering och kvalitetssäkring av prototypen. Under arbetets gång har de även lämnat värdefulla inspel och hjälpt att oss ta fram en mer användarvänlig lösning, säger Marie Holmberg, från Statens servicecenter.

Lösa ramar utan tydligt definierade roller

Arbetet hade varken en beslutad projektplan, budget, formell deadline eller tydligt utpekat ledarskap. Under resans gång konstaterade arbetsgruppen att det ändå gick bra att driva utvecklingen framåt. Någon på ESV startade projektet och tog de flesta inledande initiativen, medan en annan sammankallade arbetsgruppen till möten samt ledde testrundor och lansering. En tredje stod för det mesta av det praktiska jobbet med datainhämtning, bearbetning, programmering och webbdesign.

– Vid något tillfälle nämnde jag för min chef att det var otydligt vem av oss på ESV som egentligen var projektledare för arbetet och fick då följdfrågan om jag ville att ansvaret skulle förtydligas? Då insåg jag att otydligheten egentligen inte påverkade arbetet så mycket. Projektet rörde sig framåt, saker blev gjorda och vi hade ett prestigelöst samarbete både internt inom ESV och med våra samarbetspartners på Statskontoret, Tillväxtverket och Statens servicecenter, säger Kristin Lilieqvist.

Friheten en framgångsfaktor men tydlighet kan vara värdefullt

En framgångsfaktor som gruppen kom fram till under sin utvärdering av arbetet var att samtliga involverade hade haft chefer som gett stor frihet och handlingsutrymme, samt att de visat tillit och inte detaljstyrt sina medarbetare och deras tid. En annan framgångsfaktor var sammansättningen av gruppens kompetens. Det fanns en förståelse för såväl förvaltningens behov och förutsättningar, som för vad som är möjligt att åstadkomma med tillgängliga språkmodeller och data. Men gruppen hade också den praktiska kompetensen att hantera inhämtning och bearbetning av data, samt att bygga själva prototypen.

Även om de lösa formerna möjliggjorde ett dynamiskt och agilt arbetssätt så har gruppen under sin utvärdering dragit slutsatsen att det ändå kan vara värdefullt med något tydligare planering och roller. Detta inte minst för att få ökad framförhållning, mer genomtänkt kommunikation inom gruppen och förenkla för dem i teamet som inte varit en del av ESV.

Fortsatt utveckling i samverkan

Nu går utvecklingen vidare i ett antal olika spår. Ett av dessa inriktar sig på att förbättra och utöka funktionaliteten i den framtagna prototypen. I samband med den nya fasen, som drivs av ESV och Tillväxtverket, kommer samverkan att formaliseras bland annat genom en beslutad projektplan och med särskilda projektmedel som Tillväxtverket står för.

– Att vi på Tillväxtverket nu går in med pengar i projektets nästa fas beror bland annat på att vi ser att en utvecklad tjänst kan bidra till ännu större nytta för oss och andra. Vi svarar på väldigt många remisser, inte minst eftersom Regelrådet finns hos oss. En funktion vi hoppas kunna utveckla i den nya versionen är möjligheten att också söka i utredningarnas konsekvensbeskrivningar, säger Robert Kron, från Tillväxtverket.

Ett närliggande och delvis överlappande utvecklingsspår är att driva på för förbättrad databeredskap för offentlig text.

– Arbetet med prototypen har visat både på potentialen i vad som kan åstadkommas med språkmodeller tillämpad på offentlig text, men också att vi skulle kunna få ännu större nyttor om det fanns en bättre databeredskap. Det handlar om att vi inom staten behöver börja se att text är data, säkra att den finns i maskinläsbart format, samt gärna dela den via API:er så att det finns programmatisk åtkomst till materialet, säger Oskar Weinberger.

Kanske kan strukturerad, maskinell delning av data ses som ytterligare en form av löst organiserad samverkan?

Arbetsgruppen, övre raden från vänster: Svenne Junker, Marie Holmberg, Kristin Lilieqvist, Robert Kron. Nedre raden från vänster Kristina Althoff, Oskar Weinberger, Tora Philp.