Tidpunkt för redovisningsansvar

Vid vilken tidpunkt myndigheten ska redovisa sina intäkter regleras bland annat av förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag (FÅB), ESV:s föreskrifter och allmänna råd om årsredovisning och budgetunderlag samt av anslagsförordningen (2011:223).

Redovisningsansvar för skatter

Enligt bestämmelserna i FÅB ska skatter principiellt redovisas i resultaträkningen under den period som intäkten hänför sig till, trots att de redovisas kassamässigt mot inkomsttitel. Ofta kan intäkten för myndigheten anses uppkomma vid samma tillfälle som skatten betalas eller i förekommande fall debiteras.

Annan tidpunkt än vid betalning

Den skattepliktiga händelsen kan dock ur myndighetens synvinkel inträffa vid en annan tidpunkt än vid betalningen. Ett sådant exempel är för vissa indirekta skatter där myndigheten har tillgång till detaljerad information om när den skattepliktiga händelsen inträffat och samtidigt har praktisk möjlighet att få fram informationen inom den tid som finns tillgänglig.

I dessa fall är det lämpligt att periodisera skatterna vid bokslut – om det är möjligt att beräkna intäkten och den är väsentlig. Det kan i första hand vara aktuellt för andra myndigheter än Skatteverket, exempelvis myndigheter som ansvarar för redovisningen av en viss typ av punktskatt. Myndigheten behöver däremot inte periodisera skatter löpande under året.

Vid deklaration eller debitering

I praktiken innebär det att myndigheten bokför en skatteintäkt när deklaration görs eller när skatten debiteras. Denna tidpunkt styrs av lagstiftningen på området, som därmed ger de viktigaste förutsättningarna för myndighetens bokföring av intäkterna.

Varje skattskyldig har ett så kallat skattekonto hos Skatteverket. Där registreras alla händelser som rör ett företags (eller annan fysisk eller juridisk persons) skatt som omfattas av skattekontosystemet (numera omfattas nästan alla skatter). Skatteverket tar upp debiterade belopp enligt deklaration eller beslut på skattekontot som en bokförd fordran. Eftersom varje skattskyldig vanligen betalar samma belopp som debiteras redovisar myndigheten saldot på skattekontot, med avdrag för eventuell värdereglering, som en fordran i balansräkningen.

Vid beslut eller fakturering

Även andra myndigheter som redovisar skatter ska enligt reglerna om löpande bokföring ta upp en fordran och bokföra en inkomst när beslut fattas eller faktura utfärdas.

Vissa skatter faktureras alltid, som stämpelskatt och fordonsskatt, men faktura eller motsvarande handling utfärdas också efter olika revisioner och utredningar där skattekontot debiteras. Då tar myndigheten upp en fordran som i princip värderas till debiterat belopp.

Om den sedan inte betalas i tid restförs den, vilket innebär att myndigheten överlämnar den till Kronofogdemyndigheten för indrivning. Då skrivs den ned vid behov efter en bedömning av värdet.

Intäkter utöver under året debiterade belopp

Regelverket eller god redovisningssed hindrar inte att myndigheten tar upp intäkter utöver under året debiterade belopp, till den del intäkterna kan mätas och verifieras. Det gäller till exempel trängselskatt för december som myndigheten kan mäta när årsredovisning upprättas.

Betalda skatter som inte har debiterats när årsredovisning upprättas, exempelvis kompletteringsbetalningar, bokförs däremot inte som en intäkt utan som en skuld.

Inget krav att göra fullständiga periodiseringar i årsredovisningen

De periodiserade intäkterna för staten som koncern avseende de stora flödena av skatter räknas dock fram genom omfattande rutiner av Statskontoret, samtidigt som reglerna i anslagsförordningen talar om kassamässig redovisning mot inkomsttitel för skatter. Mot denna bakgrund finns det i praktiken inte något krav på att myndigheterna ska periodisera skatterna i sin egen årsredovisning.

Redovisningsansvar för avgifter

För avgifter utfärdar myndigheten normalt faktura. Avgifterna avser oftast olika tjänster som staten tar betalt för, och en faktura utfärdas när myndigheten har levererat sin tjänst eller eventuellt sin vara. Då bokförs vanligen intäkten vid fakturering (inkomstmässigt).

Periodisera avgiftsintäkter i uppbördsavsnittet

Myndigheten ska periodisera avgiftsintäkter i uppbördsavsnittet på samma grunder som periodisering av andra intäkter. Om prestationen har utförts och en upplupen avgiftsintäkt kan mätas och verifieras, till exempel med ansökan, beställning eller avtal, ska myndigheten ta upp en upplupen intäkt i sin resultaträkning – även om faktura ännu inte har utfärdats.

Bedöm risken för att avgifter inte betalas

Myndigheten måste även bedöma om det finns risk för att tidigare fakturerade avgifter inte kommer att betalas och göra en nedskrivning för befarade förluster. En grundläggande redovisningsprincip är dock att rimlig försiktighet ska tillämpas. Det är därför oftast bättre att ta upp en intäkt för lågt än för högt, till exempel att avstå från att redovisa en upplupen intäkt om den är osäker eller svår att mäta.

Vid inrapportering till statsredovisningen använder myndigheten särskilda S‑koder för periodisering.

Redovisningsansvar för andra intäkter

Även andra intäkter som redovisas i uppbördsavsnittet tas upp vid samma tidpunkt som om de hade redovisats i verksamhets- eller transfereringsavsnittet, vilket normalt är när den ekonomiska händelsen inträffar.

Ränteintäkter som inte disponeras

För ränteintäkter som inte disponeras gäller att upplupna räntor tas upp enligt besked från bank eller utfärdare av värdepapper. Löper ett värdepapper med en viss kupongränta, kan myndigheten själv räkna fram den upplupna intäkten.

Böter och sanktionsavgifter

I vissa fall finns ingen annan entydig ekonomisk händelse än betalningen och då bör intäkten redovisas vid betalningstillfället. Böter och sanktionsavgifter är exempel på sådana inkomster. Det framgår av ESV:s allmänna råd om uppbördsverksamhet till 4 kap. 1 § FÅB.

För böter och sanktionsavgifter kan osäkerheten om intäkten vara så stor att det av det skälet kan vara lämpligt att ta upp intäkten först när betalning sker.

Ansökningsavgifter och vissa räntor

Även i en del andra fall görs redovisningen i praktiken när betalning sker, då det inte finns någon annan tydlig ekonomisk händelse eller då myndigheten inte har någon skyldighet att återbetala en inkomst. Ett exempel är ansökningsavgifter, där ansökan görs genom betalning till myndigheten. Ingen faktura utfärdas och intäkt och inbetalning kommer att sammanfalla.

Motsvarande kan gälla för räntor där den betalningsskyldige själv beräknar räntebeloppet, till exempel om det rör kompensation till staten för medel som den betalningsskyldige har disponerat.

Reavinster, bidrag och utdelningar

För reavinster, bidrag och utdelningar som redovisas i resultaträkningen gäller att intäkten redovisas när myndigheten kan mäta den tillfredsställande. Det ska alltså finnas ett bindande avtal, gåvobrev eller beslut om utdelning för att en intäkt ska kunna redovisas.

I de flesta fall kommer ett sådant att utfärdas så nära inpå betalningen att bokföringstidpunkten i praktiken sammanfaller med betalningen. Bokföring av denna typ av intäkt utan betalning blir aktuell främst i samband med att årsredovisningen upprättas.

Bidrag från EU

För intäkter från EU (bidrag som redovisas under inkomsttyp 6000) gör myndigheten periodiseringar i resultaträkningen, antingen när intäkten är tydligt hänförlig till perioden eller när den är tydligt hänförlig till en prestation. Prestationen är i det fallet vanligen ett bidrag som myndigheten har betalat ut som ska finansieras med bidraget från EU.

Myndigheten bör då redovisa en upplupen intäkt om myndigheten inte har gjort en rekvisition. Om myndigheten har rekvirerat beloppet före bokslutsdagen och intäkten är tydligt hänförlig till perioden och bedöms säker, bör beloppet tas upp under posten Övriga kortfristiga fordringar.