EU-kommissionens vägledning om intressekonflikter

Texten är en ordagrann återgivning av avsnitt 3.2.3 och 3.2.4 Europeiska kommissionens tillkännagivande Vägledning om undvikande och hantering av intressekonflikter enligt budgetförordningen 2021/C 121/01.  Vi har skrivit ut förkortningar och placerat textens noter i anslutning till det stycke där noten anges för att öka läsbarheten.

3.2.3 Situationer som ur objektiv synvinkel kan uppfattas som en intressekonflikt

All verksamhet och alla intressen som kan hindra en aktör i budgetförvaltningen eller annan person från att på ett opartiskt och objektivt sätt utföra sina åligganden, och därmed kan påverka allmänhetens förtroende för en sund ekonomisk förvaltning av EU:s budget, utgör en situation som ur objektiv synvinkel kan uppfattas som en intressekonflikt.

En situation som kan uppfattas som en intressekonflikt kan bland annat föreligga när en person, oavsett avsikt, rimligen kan anses ha konkurrerande personliga och offentliga intressen som riskerar att undergräva personens möjligheter att fullgöra sina uppgifter och åligganden på ett opartiskt och objektivt sätt (det vill säga en risk eller möjlighet för favoritism eller fientlighet med anledning av familjeband, nationell eller politisk koppling utgör en sådan situation som ur objektiv synvinkel kan uppfattas som en intressekonflikt). En situation som kan uppfattas som en intressekonflikt innehåller objektiva omständigheter som påverkar tilliten till och förtroendet för en persons eller en enhets oberoende och opartiskhet, även om intressekonflikten inte realiseras (23) eller om personen inte faktiskt gynnas av situationen. Det är i detta sammanhang mycket viktigt att värna både om att bestämmelserna om undvikande av intressekonflikter faktiskt efterlevs och om att undvika att en skäligen välinformerad, objektiv person som är i god tro kan komma att tvivla på den person som medverkar i budgetgenomförandet.

(23) Till exempel att en anställd faktiskt utnyttjat sitt inflytande för att främja eller avsiktligt gynna en ekonomisk enhet som ägs av någon i den närmaste familjen.

I och med att artikel 61 i budgetförordningen från år 2018 innehåller formuleringen ”situationer som ur objektiv synvinkel kan uppfattas som en intressekonflikt” har den delvis anpassats till den definition av intressekonflikter som ges i upphandlingsdirektivet. Men till skillnad från upphandlingsdirektivet innehåller artikel 61 i budgetförordningen från år 2018 ordet ”objektiv”. Detta lades till i budgetförordningen från år 2018 för att betona vikten av att grunda bedömningen av vilka situationer som kan uppfattas som en intressekonflikt på objektiva och rimliga hänsynstaganden. Detta omfattar bland annat kontrollerbara faktiska tecken på att det finns kopplingar (24) mellan befattningen och de intressen som står på spel, till exempel behörighet att agera eller lämna instruktioner, anknytning via en tredje person, fortsatt anknytning till tidigare befattningar, anknytning till framtida befattningar eller en hierarkisk och/eller funktionsbetingad anknytning.

(24) Domstolens dom av den 12 mars 2015 i mål C-538/13, eVigilo Ltd.,  ECLI:EU:C:2015:166, punkt 45: ”Sådana omständigheter som de som gjorts gällande i det nationella målet avseende anknytningen mellan de experter som utsetts av den upphandlande myndigheten och specialisterna hos de företag som tilldelats kontraktet – bland annat att de arbetar tillsammans vid samma universitet, att de tillhör samma forskargrupp eller har anställningsförhållanden inom nämnda universitet – utgör, om de styrks, sådana objektiva omständigheter som påkallar att en fördjupad undersökning görs av den upphandlande myndigheten eller, i förekommande fall, av de administrativa prövningsorganen eller domstolarna.”.

Intresset måste vara tillräckligt betydande för att kunna uppfattas som ett sådant som kan sätta en opartisk och objektiv tjänsteutövning på spel. I regel kan man anse att ju högre befattning och ju större ansvar eller intresse eller ju närmare medverkan i budgetgenomförandet, desto troligare är det att situationen kan uppfattas som en intressekonflikt.

På denna punkt fastställs i artikel 61 i budgetförordningen från år 2018 inga närmare kvantitativa trösklar för vilka intressen som kan anses ge upphov till en intressekonflikt, och det framstår inte heller som görligt. Ett innehav på tio procent av ett företag kan tyckas litet men det (eller en mindre andel) kan vara tillräckligt för att utgöra den största enskilda aktieposten i det berörda företaget, det kan åtföljas av rätten att blockera viktiga beslut i företaget eller utgöra en väsentlig tillgång med tanke på företagets storlek. I sådana situationer behövs en grundlig genomgång av varje enskilt fall.

Exempel på när en person som arbetar för en förvaltningsmyndighet/ett utbetalande organ (eller en nationell upphandlande myndighet) eller för kommissionen och som ansvarar för att bedöma ansökningar om EU-finansiering kan komma att befinna sig i en intressekonflikt eller en situation som ur objektiv synvinkel kan uppfattas som en intressekonflikt:

1. Personen (eller dennes partner) utför samtidigt konsultarbete som gäller inlämnande av ansökningar om EU-finansiering, antingen för en konsultbyrå eller för en utomstående tjänsteleverantör till konsultbyrån.
2. Personen (eller någon i dennes närmaste familj) äger direkt eller indirekt ett företag som ansöker om EU-finansiering.
3. Personen är nära vän med ledaren/ägaren av ett företag som ansöker om EU-finansiering.
4. Personen kandiderar (som medlem i ett politiskt parti) till ett offentligt ämbete och det politiska partiet har affärsförbindelser med någon som ansöker om EU-finansiering.
5. Innan personen lämnar sitt offentliga ämbete förhandlar denne om sin framtida anställning med ett företag som ansöker om EU-finansiering (25) (eller ett dotterbolag, bolag i samma koncern eller ett bolag som på annat sätt delar ägarskap med det företag som ansöker om EU-finansiering).
6. Personen hade nyligen en ledande ställning i ett företag som ansöker om EU-finansiering och ansvarade för den sektor i bolaget som nu begär finansiering.
7. Om personen bor i en kommun som ansöker om finansiering för infrastruktur bör detta inte nödvändigtvis objektivt uppfattas som en intressekonflikt. Ju större gynnad grupp som personen tillhör (i detta fall alla som bor i kommunen) desto mer utspädd är i regel risken för intressekonflikt. Men en bedömning från fall till fall är ändå nödvändig om personen till exempel skulle gynnas av finansieringsåtgärden på något särskilt sätt, till exempel med avseende på offentlig infrastruktur som skulle öka fastighetsvärdet i området, vilket skulle kunna ge intressekonflikt eller leda till en situation som kan uppfattas som en intressekonflikt.

(25) Se ”Managing Conflict of Interest in the Public Service, OECD Guidelines and country experiences”, OECD, s. 25,http://www.oecd.org/corruption/ethics/48994419.pdf.

3.2.4 Skyldigheter vid intressekonflikt 

Bestämmelserna om intressekonflikt bör tillämpas på ett brett och förebyggande sätt, eftersom de i första hand syftar till att hindra personer från att befinna sig i situationer där de kan använda sitt inflytande på ett sätt som styrs av deras egenintresse. Om det verkar som om personliga intressen kan äventyra opartiska beslut från någon som medverkar i genomförandet av EU:s budget, antingen genom att vissa val gynnas eller därför att personen är överdrivet kritisk eller fientligt inställd för att undanröja alla misstankar om favoritism, bör situationen snabbt lösas innan den leder till
rättsstridiga handlingar.

Om det förekommer en situation som ur objektiv synvinkel kan uppfattas som en intressekonflikt bör den undersökas och lösas på ett sådant sätt att den inte längre objektivt kan uppfattas som en intressekonflikt. Utan att det hindrar tillämpningen av striktare nationella bestämmelser ska aktörer i budgetförvaltningen och andra personer som medverkar i genomförandet av EU:s budget göra följande:

Exempel:

Avstå från alla åtgärder som rör deras personliga intressen. En person får inte besluta om tilldelning av offentliga medel, utvärdera, utöva tillsyn, kontrollera eller utföra revision av projekt där de (eller deras personliga vänner eller närmaste familj) kommer att delta eller har deltagit.

• Avstå från att vidta några åtgärder som kan leda till en konflikt mellan deras egenintresse och unionens intresse.

Exempel:

Den berörda personen måste avstå från att delta i beslut som påverkar tilldelning av medel till egna enheter (eller den närmaste familjen). Det måste säkerställas att det inte förekommer någon påverkan på beslutsfattande (26) med koppling till budgetgenomförandet. Som exempel kan nämnas att (bidragsberättigande) jordbruksmark automatiskt (utan urvalsförfarande) ger innehavaren rätt att få direktstöd från Europeiska garantifonden för jordbruket. I sådana situationer bör den berörda personen inte delta i beslut om vilka markavsnitt som ska vara stödberättigande.

• Vidta lämpliga åtgärder för att förhindra att intressekonflikter uppstår vid utförandet av uppgifter inom deras ansvarsområde.

(26) Inklusive kontroll, godkännande, utbetalning och redovisning av anspråk eller begäranden om utbetalning

Exempel:

Den berörda personen skulle kunna vidta åtgärder för att säkerställa att han eller hon inte längre medverkar i någon av etapperna av budgetgenomförandet, eller inte längre har några sådana ekonomiska intressen eller andra personliga intressen som avses i artikel 61 i budgetförordningen från år 2018 i förhållande till en enhet som ansöker om EU-finansiering. Personen kan på så sätt kapa alla band till enheten. Alternativt bör den berörda personen avstå från att delta i beslut om tilldelning av EU-medel till enheten (även genom att avgå, om situationen inte skulle lösas på ett tillfredsställande sätt genom att personen avstår från att delta i behandlingen av vissa punkter). Ett annat alternativ är att enheten drar tillbaka sin ansökan om EU-finansiering.

• Vidta lämpliga åtgärder för att åtgärda situationer som ur objektiv synvinkel kan uppfattas som en intressekonflikt.

Nedanstående åtgärder måste vidtas om det finns risk för en intressekonflikt som rör en person som medverkar i genomförandet av EU:s budget.

• Personen ska underrätta sin närmast överordnade om situationen (eller den berörda delegerade utanordnaren) (god praxis för personer i politiskt utsatt ställning är att personen själv yppar relevanta personliga intressen i en offentlig intresseförklaring).
• Den berörda överordnade (eller den berörda delegerade utanordnaren) ska skriftligen bekräfta om en intressekonflikt föreligger eller ej (och den berörda personen är skyldig att avvakta beslutet för att inte åstadkomma en situation med fullbordat faktum). Den överordnade ska visa prov på gott omdöme och noggrant överväga om det är troligt att någon som kände till omständigheterna i fallet skulle kunna tro att organisationens integritet äventyrats av en olöst intressekonflikt. Den närmast överordnade bör utvärdera behovet av att ersätta den person som har redovisat en tänkbar intressekonflikt. Innan dess, och utan att det hindrar tillämpningen av gällande lag, bör myndigheten eller den överordnade diskutera situationen med den berörda personen för att bättre bedöma risken för partiskhet i tjänsteutövningen.
• Om det fastställs att en intressekonflikt föreligger ska den berörda nationella myndigheten (eller tillsättningsmyndigheten) se till att den anställde upphör med all verksamhet som rör budgetgenomförandet, däribland förberedande åtgärder.

Artikel 61 i budgetförordningen från år 2018 kräver även att den nationella myndigheten (eller den berörda delegerade utanordnaren) ska säkerställa att eventuella ytterligare lämpliga åtgärder vidtas i enlighet med tillämplig lag (jfr kapitel 3.2 och 6.2). Detta är viktigt inte bara för att hantera frågan utan även för att säkerställa kontinuitet i verksamheten. På denna punkt kan det hända att myndigheten (eller den berörda delegerade utanordnaren) behöver inhämta råd eller ingripande från andra behöriga organ, i enlighet med tillämplig lagstiftning.

Slutligen bör man å ena sidan i olösta situationer som ur objektiv synvinkel kan uppfattas som en intressekonflikt - eller i närvaro av en realiserad intressekonflikt, till exempel därför att en anställd faktiskt utnyttjat sitt inflytande för att främja eller avsiktligt gynna en ekonomisk enhet som ägs av någon i den närmaste familjen - utreda hur detta påverkat EU:s budgetgenomförande även i syfte att fastställa lämpliga avhjälpande åtgärder (till exempel annullera tilldelningsförfarandet och göra en ny bedömning, annullera avtal eller överenskommelser, tillfälligt upphöra med utbetalningar, göra finansiella korrigeringar och återvinna medel). Detta kan i regel också anses utgöra en sådan rättsstridig handling som avses i förvaltningsrätt, lagstiftning om offentlig anställning eller straffrätten och bör bestraffas som sådan. Å andra sidan bör fall där anbudssökande, anbudsgivare eller bidragssökande försökt att otillbörligen påverka ett tilldelningsförfarande eller erhålla konfidentiell information åtminstone behandlas som allvarligt fel i yrkesutövningen och bör leda till uteslutning från deltagande i tilldelningsförfaranden (i likhet med det som sker vid direkt/indirekt förvaltning enligt artikel 136.1 c, iv och v – jfr kapitel 4).