Myndigheten ska redovisa erhållna bidrag enligt periodiseringsmodellen

En myndighet kan ta emot ett bidrag antingen före eller efter att det projekt eller den verksamhet som bidraget ska finansiera har avslutats. Medlen kan också betalas ut vid flera tillfällen under arbetets gång. Ofta uppstår inte kostnaderna samtidigt som myndigheten får bidragspengarna, utan löpande under projektets gång. För att matcha bidragsintäkten till när kostnaderna uppstår redovisas bidrag enligt en särskild princip som heter periodiseringsmodellen.

Periodiseringsmodellen för erhållna bidrag innebär att redovisningen av bidragsintäkter liknar redovisningen av intäkter av anslag för förvaltningsutgifter, som redovisas kostnadsmässigt mot anslag. En konsekvens av modellen är att intäkter och kostnader är lika stora, genom att intäkten periodiseras till samma period som kostnaden redovisas i resultaträkningen. I redovisningen gör myndigheten detta genom att bokföra Upplupna bidragsintäkter och Oförbrukade bidrag.

Oförbrukade bidrag ska täcka framtida kostnader

Under posten Oförbrukade bidrag redovisar myndigheten erhållna bidragsinkomster som periodiseras för att täcka framtida kostnader, det vill säga om myndigheten får bidragsmedel inbetalda från bidragsgivaren i förskott.

I och med att medel har inbetalats men ännu inte använts i enlighet med bidragsgivarens villkor så kan ett oförbrukat bidrag ses som att myndigheten har en skuld, det vill säga en skyldighet att bedriva verksamheten i framtiden.

Skriftligt avtal krävs för att redovisa upplupna bidragsintäkter

När en myndighet får bidragsmedel efter det att verksamheten har genomförts så ska myndigheten redovisa en fordran på bidragsgivaren under posten Upplupna bidragsintäkter. Upplupna bidragsintäkter avser alltså bidrag som ännu inte har erhållits. Beloppsmässigt motsvaras dessa av periodens kostnader.

Upplupna bidragsintäkter får endast redovisas om det finns ett skriftligt avtal. Om myndigheten har blivit lovad ett bidrag för ett visst projekt eller arbete men ännu inte fått pengarna när myndighetens arbete startar är det viktigt att det av avtalet framgår att myndigheten verkligen ska få bidraget. Risken är annars att projektet saknar finansiering.

Villkoren för bidraget är avgörande för hur det ska redovisas

Myndigheten ska redovisa bidrag som intäkt av bidrag vid mottagandet, om avsikten med bidraget är att det ska förbrukas hos myndigheten. Oförbrukade bidrag ska senast vid räkenskapsperiodens slut periodiseras för att täcka framtida kostnader.

Villkoren för ett bidrag avgör om det ska intäktsföras eller skuldföras vid mottagandet. Är avsikten att bidraget ska förbrukas hos myndigheten intäktsförs bidraget i sin helhet, förutsatt att det inte finns något krav på återbetalningsskyldighet eller om sannolikheten för återbetalningsskyldighet är liten.

Myndigheten ska även intäktsföra bidrag som är förenade med återbetalningsskyldighet, om sådan skyldighet endast uppkommer i de fall myndigheten inte iakttar villkor och föreskrifter för bidraget i fråga eller om något oväntat inträffar som rubbar förutsättningarna för bidraget.

Bokföringsexempel för erhållna bidrag finns i handledningen Erhållna bidrag och donationer.