Redovisa mottagna rekvisitioner och ansökningar från bidragsmottagare

En inkommen rekvisition från en bidragsmottagare är normalt inte ett underlag som medför att myndigheten ska bokföra en skuld till mottagaren. Rekvisitionen är inte en ekonomisk händelse eftersom myndigheten först måste ta ställning till om något bidrag ska betalas ut.

Inkomna rekvisitioner vid bokslut

I samband med att årsredovisningen upprättas kan en bidragsgivande myndighet som fått in en rekvisition behöva ta upp ett belopp motsvarande de verifierade kostnaderna som upplupen kostnad. Det gäller om alla rekvisit i ESV:s allmänna råd om transfereringar till 4 kap. 1 § förordningen om årsredovisning och budgetunderlag är uppfyllda.

Läs om rekvisiten i avsnittet Redovisa skulder vid bokslut på sidan Redovisa fordringar och skulder som uppkommer i transfereringsverksamheter.  

Ta ställning till vilken redovisningsperiod bidraget tillhör

Om en rekvisition för en tjänst som har utförts i december har inkommit till myndigheten i början av januari och myndigheten är skyldig att ersätta mottagaren för deras utlägg, bör myndigheten redovisa en upplupen kostnad om beloppet kan beräknas och uppgår till ett väsentligt belopp.

Om det inte är självklart vilken redovisningsperiod ett bidrag ska hänföras till bör myndigheten inte redovisa en skuld vid bokslutet, utan i stället redovisa kostnaden vid utbetalningstillfället.

Det kan förekomma att bidragsmottagaren rekvirerar medel både för nedlagda kostnader och framtida kostnader för att kunna fortsätta sin bidragsfinansierade verksamhet. Om en sådan rekvisition har kommit in vid bokslutstidpunkten, finns det anledning för givaren att ta upp de upparbetade kostnaderna som en upplupen kostnad. Men detsamma gäller inte för resten av det beslutade beloppet.

Om företag eller privatpersoner ansöker om ett bidrag som de har författningsmässig rätt till är kopplingen till en viss period inte alltid självklar. Även om det finns en skyldighet att betala ut bidrag måste myndigheten ta ställning till om mottagaren uppfyller samtliga förutsättningar för att kunna erhålla bidraget, innan det går att beräkna de slutliga kostnaderna.

I de fall staten inte har någon skyldighet att betala ut bidrag eller där det inte finns en tydlig koppling till en viss period bör myndigheten normalt inte redovisa en upplupen kostnad för transfereringar för inkomna ansökningar.

Skillnaden mellan rekvisition och faktura

I samband med transfereringar används begreppet rekvisition. En rekvisition är ett, ofta fakturaliknande, dokument som myndigheten behöver få in innan myndigheten kan betala ut det aktuella bidraget. Rekvisitionen är alltså inte en faktura men kan i vissa fall vara uppställd på motsvarande sätt som en faktura.

En rekvisition kan i det här sammanhanget vara både en rekvisition som har karaktären av ansökan om bidrag, och en rekvisition med hänvisning till ett tidigare fattat beslut eller en förordning som ger rätt till bidrag i en viss situation.

Det förekommer att den mottagare som ska få bidraget kallar rekvisitionen ”faktura”. Vad handlingen kallas är dock inte avgörande. Om den till innehållet är en rekvisition av ett bidrag utan motprestation, ska den inkomna handlingen behandlas som en sådan och därmed i normalfallet inte bokföras som en skuld.

Rekvisitioner bör hanteras elektroniskt

Rekvisitioner av bidrag bör hanteras elektroniskt. Om en myndighet väljer att hantera mottagna rekvisitioner i sitt elektroniska fakturahanteringssystem behöver de kunna särskiljas från fakturor. En rekvisition är, till skillnad från en faktura, en ansökan om betalning där myndigheten behöver ta ställning till om villkoren för att betala ut bidraget är uppfyllda.

Om myndigheten löpande bokför rekvisitioner som fakturor måste myndigheten vid bokslut gå igenom reskontran och ta bort de rekvisitioner som inte ska vara bokförda som fordringar/skulder från redovisningen.