Redovisa fordringar och skulder som uppkommer i transfereringsverksamheter
Det är ovanligt att myndigheter redovisar fordringar och skulder avseende transfereringar. Det är främst vid bokslut som myndigheter kan behöva redovisa skulder, vanligen upplupna kostnader, om vissa kriterier är uppfyllda. Fordringar blir främst aktuella att redovisa när en myndighet behöver återkräva ett tidigare utbetalat bidrag. Om transfereringar finansieras med bidrag från andra kan myndigheten behöva redovisa upplupna bidragsintäkter eller oförbrukade bidrag.
Fordringar för återbetalningskrav
Krav på återbetalning av ett tidigare lämnat bidrag kan uppstå till exempel om en bidragsmottagare inte har uppfyllt de villkor som fanns när bidraget betalades ut. Myndigheten bör då redovisa en fordran vid den tidpunkt som ett återbetalningskrav kan fastställas.
Mer om att redovisa återkrav och återbetalningar.
Bidrag som lämnas ”i förskott” redovisas inte som en fordran
Det förekommer att myndigheter betalar ut bidrag innan exempelvis ett projekt har påbörjats. Syftet kan vara att bidragsmottagaren ska få ett startkapital. Denna typ av ”förskott” ska inte redovisas som en fordran hos den utbetalande myndigheten, utan det ska bokföras på ett resultatkonto för lämnade bidrag. Anledningen är att myndigheten inte kommer att få någon motprestation av motsvarande värde.
När bidrag betalas ut i förväg behöver myndigheten ta hänsyn till att utbetalning av bidrag från anslag ska göras i nära anslutning till att mottagaren ska använda bidraget. Det framgår av 11 § anslagsförordningen (2011:223). Mer information om vad som avses med nära anslutning finns på sidan Tidpunkt för utbetalning och betalningsflöde.
Förskott vid köp av vara eller tjänst
Om ett förskott avser köp av en vara eller tjänst som ska lämnas som bidrag finns det en prestation förknippad med myndighetens utbetalning. Exempelvis kan en entreprenör få ett förskott för att utföra en naturvårdsåtgärd, som slutligen ska komma en markägare tillgodo som transferering.
Förskottet till entreprenören ska då redovisas som en fordran i myndighetens redovisning. När leverantören har utfört åtgärden ska myndigheten sedan redovisa en kostnad för lämnat bidrag.
Mer om transfereringar genom förmedling av varor eller tjänster.
Skulder i transfereringsverksamheter
En skuld uppstår normalt när en part har fullgjort en prestation som en annan part har en skyldighet att ersätta, till exempel när en myndighet har fått en leverans av varor eller tjänster från en leverantör.
Vid utbetalning av transfereringar finns det dock inte en motprestation av motsvarande värde. Därför uppstår det normalt inte skulder i myndighetens transfereringsverksamhet.
Beslut om att lämna bidrag är inte en ekonomisk händelse
Ett beslut som en myndighet har fattat om att lämna ett bidrag utgör inte en ekonomisk händelse. Myndigheten ska alltså inte bokföra något med anledning av bidragsbeslutet.
Om beslutet avser anslagsfinansierade bidrag som ska betalas ut kommande år ska de ekonomiska åtaganden som uppstår redovisas mot ett beställningsbemyndigande.
Mer om beställningsbemyndiganden.
Skuld för att ersätta nedlagda kostnader
I vissa fall kan en bidragsmottagare ha utfört en prestation där myndigheten är skyldig att ersätta nedlagda kostnader. Det kan då bli aktuellt att redovisa en skuld och ett lämnat bidrag före utbetalningstidpunkten om myndigheten har säkerställt att bidragsmottagaren har haft kostnader som myndigheten har en skyldighet att ersätta.
Eftersom myndigheten normalt gör en utbetalning kort efter beslutstillfället tillför det inte någon väsentlig information om myndigheten skulle bokföra en skuld, och det är därför inte nödvändigt att göra.
Redovisa skulder vid bokslut
Normalt redovisar myndigheter alltså inga skulder löpande under året hänförbara till transfereringar. Det är främst vid bokslutet som en myndighet kan behöva redovisa skulder. Med skuld avses i detta sammanhang normalt upplupna kostnader.
En skuld avseende transfereringar bör redovisas vid bokslut och upprättandet av årsredovisningen när alla dessa fyra rekvisit är uppfyllda:
- Det finns ett avtal eller motsvarande som reglerar att myndigheten är skyldig att betala ut ett bidrag.
- Det finns en prestation eller ett uppfyllt villkor som är tydligt hänförbart till perioden.
- Myndigheten har ingen annan möjlighet än att reglera åtagandet genom ett utflöde av resurser.
- Åtagandet uppgår till ett väsentligt belopp.
Det framgår av ESV:s allmänna råd om transfereringar till 4 kap. 1 § förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag i Ekonomistyrningsverkets föreskrifter och allmänna råd (ESVFA 2022:1) om årsredovisning och budgetunderlag.
Det behöver alltså finns ett avtal eller motsvarande som reglerar att staten är skyldig att ersätta vissa nedlagda kostnader hos motparten. Det måste även finnas en tydlig prestation eller ett uppfyllt villkor från innevarande eller tidigare år. Därutöver ska det vara möjligt att beräkna kostnaderna på ett tillförlitligt sätt, och det ska normalt handla om väsentliga belopp.
Vid skuldbokföring av ett bidrag debiterar myndigheten ett konto för periodisering av lämnade bidrag i kontoklass 7. Det är viktigt att myndigheten använder de särskilda S-koder som finns för periodiseringar för att rapporteringen till nationalräkenskaperna ska bli korrekt.
En inkommen rekvisition från en bidragsmottagare under löpande år är inte ett underlag för att myndigheten ska bokföra en skuld till mottagaren. Däremot bör en myndighet som fått in en rekvisition ta upp ett belopp motsvarande de verifierade kostnaderna som upplupen kostnad i samband att årsredovisningen upprättas om ovanstående rekvisit är uppfyllda.
Mer om redovisning av mottagna rekvisitioner och ansökningar.
Redovisa en skuld om staten är skyldig att betala ut bidrag
Det kan också bli aktuellt att bokföra en skuld om myndigheten enligt avtal eller motsvarande är skyldig att betala ut ett bidrag en viss dag eller en viss period, men av någon anledning inte har gjort det. Om en myndighet inte har betalat ut ett bidrag som staten är ålagd att göra behöver en kostnad bokföras.
Saldon i transfereringsavsnittet
Redovisning av periodiseringar för transfereringar kan leda till att det blir ett saldo i transfereringsavsnittet i resultaträkningen. När en transferering finansieras med anslag ska en myndighet normalt redovisa ett utfall mot anslag när myndigheten gör utbetalningen. Då uppstår inget saldo i transfereringsavsnittet.
Men om myndigheten redovisar en skuld för ett anslagsfinansierat bidrag och tar upp en kostnad för lämnat bidrag i resultaträkningen utan att myndigheten har gjort någon utbetalning uppstår ett saldo. Detta eftersom myndigheten redovisar mot anslag först vid betalningen.
Ett saldo kan även uppkomma om myndigheten redovisar ett återkrav som myndigheten får disponera som en kostnadsreduktion i transfereringsavsnittet. Redovisning mot anslag sker i dessa fall först när bidraget återbetalas.
Mer om att redovisa återkrav, återbetalningar och förluster.