Redovisa lämnade bidrag som finansieras av annan myndighet

Om pengar överförs mellan myndigheter är det den sista myndigheten i kedjan som ansvarar för bokföringen av bidraget till den slutliga mottagaren, det vill säga den myndighet som gör utbetalningen till den slutliga bidragsmottagaren. Det är den lämpligaste metoden eftersom den myndigheten har bäst kunskap om vem som är slutlig mottagare och om vid vilken tidpunkt betalningen sker. Samtidigt tillämpas då en enhetlig metod för redovisningen i staten.

Den myndighet som disponerar anslaget bokför sin utbetalning som ett lämnat bidrag till en annan myndighet. Den bidragsutbetalande myndigheten redovisar beloppet som erhållna medel från annan myndighet, och redovisar utbetalningen till slutmottagaren som lämnat bidrag.

Detta redovisningssätt innebär att Statskontoret kan göra elimineringar i underlaget till årsredovisningen för staten, så att den konsoliderade resultaträkningen blir korrekt. Staten redovisar i dessa fall en kostnad först när bidraget har betalats till slutmottagaren.

De regler som finns om tidpunkt för utbetalning av anslagsfinansierade bidrag behöver beaktas även när den myndighet som betalar till slutmottagaren inte disponerar anslaget.

Redovisning under löpande år

En bidragsutbetalande myndighet som finansierar bidragen med medel från en annan myndighet kan redovisa bidragsbetalningar löpande under året på ett ”avräkningskonto”, det vill säga ett fordringskonto eller skuldkonto i balansräkningen. Valet av kontoklass beror på vad som kommer först, utbetalning eller inbetalning.

Om myndigheten gör en utbetalning innan den får finansieringen är det lämpligt att använda ett fordringskonto (kontoklass 1). I de fall myndigheten får finansieringen först ska det erhållna bidraget redovisas i resultaträkningen, och via periodiseringskonton föras över till oförbrukade bidrag i kontoklass 2. På dessa avräkningskonton bokför myndigheten löpande såväl mottagna medel som utbetalade bidrag.

Om det uppstår en fordran hos den bidragsutbetalande myndigheten minskas avräkningskontot när den får medel från den myndighet som disponerar anslaget (se bokföringsexemplet nedan om överföring av medel efter utbetalning till slutlig mottagare). Utfallet på avräkningskonton kommer att bli ”noll” när myndigheten både har betalat ut bidraget till slutmottagaren och erhållit finansieringen.

Hantera saldon vid bokslut

Eventuella saldon på avräkningskonton vid årsskiftet ska myndigheten ta upp i årsredovisningen som upplupna bidragsintäkter eller oförbrukade bidrag. Myndigheten får dock bara redovisa en upplupen intäkt om myndigheten med säkerhet vet att den kommer att få ersättning för att finansiera ett lämnat bidrag.

Exempel på redovisning hos båda myndigheterna

Följande bokföringsexempel visar hur lämnade bidrag som engagerar två myndigheter kan redovisas hos respektive myndighet, beroende på om överföringen mellan myndigheterna görs före eller efter utbetalningen till den slutliga mottagaren.