Dokumentation av underlag och ställningstaganden

En myndighet måste kunna visa att ett antal förhållanden föreligger innan myndigheten redovisar utgifter för utveckling som en immateriell anläggningstillgång. Det gäller enligt 5 kap. 12 § Ekonomistyrningsverkets föreskrifter och allmänna råd (ESVFA 2022:1) om årsredovisning och budgetunderlag. Det är därför viktigt att myndigheten för varje utvecklingsprojekt upprättar en utförlig dokumentation som beskriver exempelvis vilka principer som myndigheten har använt och vilka ställningstaganden som gjorts.

Myndigheten bör upprätta investeringskalkyler

För att myndigheten ska kunna visa på vilka fördelar ett visst utvecklingsprojekt förväntas ge är det lämpligt att myndigheten upprättar en investeringskalkyl, eller motsvarande, där myndigheten presenterar de framtida ekonomiska fördelar eller den servicepotential som den immateriella anläggningstillgången förväntas medföra. I kalkylen ska tillgångens fördelar ställas i relation till kostnaderna för att genomföra utvecklingen.

Myndighetens investeringskalkyler (kostnads- och nyttokalkyler) måste vara tillförlitliga, rimliga och välunderbyggda.

Servicepotential kan beskrivas både kvalitativt och kvantitativt

I de fall där en investering främst förväntas ge servicepotential, utan några direkta ekonomiska fördelar, kan myndigheten beskriva servicepotentialen såväl kvalitativt som kvantitativt.  Myndigheten kan exempelvis beskriva vilken måluppfyllelse (nytta för verksamheten) som investeringen förväntas bidra till.

Om en myndighet utvecklar exempelvis ett förbättrat it-system för beräkningar av pensioner och det förbättrade systemet bidrar till att beräkningarna blir mer tillförlitliga eller att pensionsbesked kan lämnas till pensionstagarna snabbare och oftare, kan detta beskrivas verbalt men även i siffror.

Även för investeringar som endast förväntas ge servicepotential kan dokumentationen bestå av de investeringskalkyler som ligger till grund för investeringen.

Beslut och projektplaner är viktiga underlag i dokumentationen

Genom projektplaner och skriftliga beslut kan myndigheten visa att avsikten är att färdigställa ett utvecklingsprojekt samt att det finns erforderliga och adekvata tekniska, finansiella och andra resurser för att fullfölja utvecklingen.

I projektplaner och genom skriftliga beslut kan myndigheten också visa att det är tekniskt möjligt att färdigställa tillgången, och att det finns förutsättningar att använda tillgången när den är färdigställd. Dessa dokument är därmed viktiga underlag i dokumentationen.

Myndigheten bör dokumentera sina beräkningsprinciper och använda tidredovisning

För att kunna fastställa anskaffningsvärdet krävs att myndigheten på ett tillförlitligt sätt kan beräkna de utgifter som är hänförliga till en viss immateriell anläggningstillgång. Det är viktigt att myndigheten dokumenterar de principer och metoder som ligger till grund för att beräkna vad som ingår i anskaffningsvärdet.

Ett lämpligt sätt att ta fram anskaffningsvärdet för en internt upparbetad immateriell anläggningstillgång är att behandla investeringen som ett projekt i internredovisningen. Med hjälp av lämplig objektkod kan de fakturerade kostnaderna sammanföras med internt tillförda kostnader. Det är därför viktigt att myndigheten använder tidredovisning eller annat sidoordnat system för att kunna hålla reda på hur mycket tid den egna personalen lägger ned på utvecklingsarbetet.

Mer om att beräkna anskaffningsvärdet för immateriella anläggningstillgångar