Anläggningstillgångars ekonomiska livslängd och nyttjandeperiod

Ekonomisk livslängd är den tidsperiod som en tillgång är lönsam att ha i drift för det ändamål som tillgången ursprungligen anskaffades för. Den ekonomiska livslängden är alltså det antal år (eller redovisningsperioder) som myndigheten bedömer att tillgången kan bidra till verksamheten på ett ekonomiskt försvarbart sätt.

Det är viktigt att skilja den ekonomiska livslängden från den tekniska livslängden, som i stället anger hur länge en tillgång faktisk håller. Exempelvis är en äldre maskin oftast inte ekonomiskt försvarbar att ha kvar i verksamheten om den medför stora reparationskostnader och kan producera färre enheter jämfört med en motsvarande ny maskin.

Nyttjandeperiod är den tid under vilken en tillgång förväntas bli använd för sitt ändamål i myndigheten. Anläggningstillgångens anskaffningsvärde skrivs av (periodiseras) över tillgångens nyttjandeperiod.

Skillnaden mellan nyttjandeperiod och ekonomisk livslängd

Nyttjandeperioden för en anläggningstillgång är ofta densamma som den ekonomiska livslängden. Men det finns situationer där nyttjandeperioden är kortare än den ekonomiska livslängden. Ett sådant exempel är om en tillgång ska användas i ett visst projekt som pågår kortare tid än den ekonomiska livslängden.

Vid leasing kan nyttjandeperioden också vara kortare än den ekonomiska livslängden. En maskin som myndigheten leasar kan exempelvis ha en ekonomisk livslängd på fem år, medan myndigheten bara ska använda den över en leasingperiod på tre år. Maskinen ska då skrivas av på tre år.

Nyttjandeperioden är alltså den tid en tillgång förväntas användas i en myndighet, medan ekonomisk livslängd oftast är den tid en tillgång har ett värde för verksamheten.

Beräkna och redovisa eventuellt restvärde

I de fall där nyttjandeperioden är kortare än den ekonomiska livslängden uppkommer ofta ett restvärde. Med restvärde avses det belopp som myndigheten förväntas erhålla för en tillgång efter nyttjandeperiodens slut och efter avdrag för kostnader i samband med avyttringen.

Exempelvis kommer en bil med en ekonomisk livslängd på fem år och en nyttjandeperiod på tre år att ha ett restvärde efter tre år, som motsvarar priset på marknaden för begagnade bilar.

Om det är sannolikt att restvärdet uppgår till ett betydande belopp ska myndigheten uppskatta restvärdet redan vid anskaffningstillfället i då rådande prisnivå. För att avgöra vad som är ett betydande belopp i detta sammanhang bör hänsyn tas till tillgångens anskaffningsvärde och hur stor påverkan ett bedömt restvärde får för kostnadsfördelningen över tid.

Fastställ nyttjandeperioden och avskrivningstiden

Två faktorer bestämmer hur lång nyttjandeperiod en tillgång förväntas ha: den tekniska utvecklingen och den belastning tillgången utsätts för som medför slitage och underhållskostnader.

Det senare innebär att en tillgångstyp kan skrivas av på olika sätt i olika verksamheter. En maskin som används dagligen har vanligtvis en kortare nyttjandeperiod än en som används någon gång i månaden, förutsatt att båda används på liknande vis och under liknande förhållanden.

Bedöm nyttjandeperioden vid anskaffningstidpunkten

Redan vid anskaffningstidpunkten ska myndigheten bedöma den förväntade nyttjandeperioden. Det är myndighetens ansvar att fastställa en avskrivningsplan för sina anläggningstillgångar. För tekniskt avancerade tillgångar kan det vara lämpligt att ta hjälp av personal med teknisk kunskap om tillgången.

Bedöm avskrivningstiden

Hur lång avskrivningstid en tillgång ska ha behöver myndigheten själv bedöma. Det är viktigt att ekonomienheten och de som arbetar med anläggningstillgången i verksamheten har en dialog om bedömningen.

För att fastställa avskrivningstiden för datorer, maskiner, transportmedel och inventarier bör myndigheten normalt utgå från de avskrivningsperioder med olika intervall som anges i regelverket: 3–7 år för datorer respektive 5–10 år för maskiner, transportmedel och inventarier. Dessa intervall framgår av ESV:s allmänna råd till 5 kap. 4 § förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag i Ekonomistyrningsverkets föreskrifter och allmänna råd (ESVFA 2022:1) om årsredovisning och budgetunderlag.

Byggnader och markanläggningar ska normalt delas upp i komponenter där avskrivningstiden anpassas till respektive komponents nyttjandeperiod.

Mer om komponentredovisning

Dokumentera myndighetens principer

Naturligtvis kan myndigheten ha skäl att avvika från ESV:s allmänna råd i de fall myndigheten förbrukar tillgångarna på annat sätt. Det är därför viktigt att myndigheten dokumenterar sina principer för hur nyttjandeperioden och avskrivningstiden fastställs.

Pröva avskrivningstiden löpande

Det är viktigt att nyttjandeperioden för myndighetens tillgångar prövas löpande. Om myndigheten gör en ny bedömning som väsentligt skiljer sig från tidigare bedömningar ska myndigheten justera avskrivningsbeloppen för innevarande och framtida perioder. Men myndigheten ska inte rätta avskrivningar retroaktivt.

Mer om att justera avskrivningsplanen eller skriva ned värdet på tillgången om nyttjandeperioden ändras på sidan Avskrivning av anläggningstillgångar

Avskrivningstid för immateriella anläggningstillgångar

Nyttjandeperioden för en immateriell anläggningstillgång ska anses uppgå till högst fem år, om myndigheten inte med tillräcklig säkerhet kan fastställa en annan längre period. Om en längre avskrivningstid används ska detta anges och motiveras i en not. Ett exempel där en längre avskrivningstid kan vara lämplig är vid anskaffning av it-system som förväntas användas långsiktigt i verksamheten, och där tidigare system har använts under betydligt längre tid än fem år.

En immateriell anläggningstillgångs ekonomiska livslängd kan vara lång, men den är alltid begränsad. Uppskattningar av den ekonomiska livslängden blir i allmänhet mindre tillförlitliga när livslängden är lång. Denna osäkerhet motiverar att myndigheten beräknar den ekonomiska livslängden på ett försiktigt sätt, men inte att myndigheten väljer en orealistiskt kort ekonomisk livslängd.

Avskrivningstid för förbättringsutgifter på annans fastighet

Avskrivningstiden för förbättringsutgifter på annans fastighet ska fastställas med utgångspunkt från beräknad nyttjandeperiod. Avskrivningstiden sätts därför ofta utifrån den tid som är kvar på nuvarande hyresavtal. Men avskrivningstiden kan vara både kortare och längre än gällande hyreskontrakt.

Om myndigheten har skäl att anta att hyresperioden kommer att förlängas, exempelvis på grund av att alternativa hyresgäster eller hyresvärdar i praktiken saknas, kan myndigheten använda en längre nyttjandeperiod än avtalstiden. Det är då lämpligt att myndigheten har ett dokumenterat underlag som visar att både hyresgästen och hyresvärden har för avsikt att förlänga hyreskontraktet när det löper ut.

När nyttjanderätten upphör görs en nedskrivning med den del av förbättringsutgiften som ännu inte har skrivits av. Om ett hyresavtal sagts upp och inte kommer att förlängas ska förbättringsutgiften helt skrivas ned vid tidpunkten för när nyttjandet upphör.

Det är väsentligt att en läsare av myndighetens årsredovisning kan utläsa hur stor del av den totala avskrivningskostnaden som är hänförbar till förbättringsutgifter på annans fastighet. Eftersom läsaren ska kunna bedöma en myndighets totala lokalkostnader utifrån de uppgifter som lämnas i årsredovisningen, bör myndigheten i not lämna information om vilka avskrivningskostnader som är hänförbara till förbättringsutgifterna.